Laatst bijgewerkt: 11 september 2026
1. Partijen en rollen
De organisatie die Vinventory afneemt is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die zij in de dienst invoert of laat invoeren. Surlinio B.V., gevestigd aan Vlotlaan 37B, 2681 RW Monster en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 60691611, is voor die verwerking de verwerker zoals bedoeld in de AVG.
Voor account-, abonnements-, facturatie- en eigen beveiligingsgegevens kan Surlinio B.V. zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Daarop is de privacyverklaring van toepassing.
2. Onderwerp en duur
Surlinio B.V. verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om Vinventory, technische ondersteuning, beveiliging, back-ups en continuïteit te leveren. De verwerking duurt gedurende de overeenkomst en de daarna geldende verwijder- en bewaartermijnen.
3. Aard en doel van de verwerking
De verwerking kan bestaan uit opslaan, ordenen, raadplegen, wijzigen, importeren, exporteren, beveiligen, herstellen en verwijderen. Dit gebeurt voor gebruikersbeheer, voorraadbeheer, kassa- en menu-import, bestellingen, ondersteuning en overige door de klant gebruikte functies.
4. Gegevens en betrokkenen
De verwerking kan betrekking hebben op medewerkers, contactpersonen, leveranciers en personen van wie gegevens voorkomen in aangeleverde bestanden of berichten.
Het kan gaan om namen, zakelijke contactgegevens, functies, accountgegevens, gebruiksgegevens, opmerkingen, e-mailmetadata en persoonsgegevens die onbedoeld of noodzakelijk in kassa-afslagen, menukaarten of andere uploads voorkomen.
5. Instructies en verplichtingen van de klant
Surlinio B.V. verwerkt persoonsgegevens alleen op gedocumenteerde instructie van de klant, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist. Het normale gebruik van de functies en instellingen van Vinventory geldt als instructie.
De klant zorgt voor een geldige grondslag, passende informatie aan betrokkenen, juiste gebruikersrechten en het vermijden van onnodige persoonsgegevens in uploads en vrije tekstvelden.
6. Geheimhouding
Personen die onder verantwoordelijkheid van Surlinio B.V. toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn gehouden aan geheimhouding of een passende wettelijke geheimhoudingsplicht.
7. Beveiliging
Surlinio B.V. treft maatregelen die passen bij het risico, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, veilige wachtwoordopslag, scheiding tussen organisaties, logging, back-ups, updates en herstelprocedures.
De klant blijft verantwoordelijk voor veilige apparaten, zorgvuldig gebruikersbeheer en het tijdig intrekken van toegang wanneer een medewerker uit dienst gaat of van rol verandert.
8. Subverwerkers
Surlinio B.V. mag subverwerkers inzetten voor onder meer hosting, e-mail, opslag, logging en technisch beheer. Met deze partijen worden passende afspraken gemaakt. Surlinio B.V. blijft verantwoordelijk voor de verplichtingen die zij aan subverwerkers moet doorleggen.
Belangrijke wijzigingen in subverwerkers worden vooraf of zo spoedig mogelijk bekendgemaakt. De klant kan op redelijke privacygronden bezwaar maken, waarna partijen naar een passende oplossing zoeken.
9. Internationale doorgifte
Persoonsgegevens worden alleen buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt wanneer daarvoor een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen bestaan.
10. Datalekken
Surlinio B.V. informeert de klant zonder onredelijke vertraging over een vastgesteld datalek dat de namens de klant verwerkte persoonsgegevens raakt. Voor zover beschikbaar worden de aard, vermoedelijke gevolgen, getroffen maatregelen en contactmogelijkheid gedeeld.
De klant bepaalt of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of betrokkenen nodig is, tenzij de wet de melding rechtstreeks aan Surlinio B.V. oplegt.
11. Rechten van betrokkenen
Surlinio B.V. verleent redelijke medewerking aan verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar. Verzoeken die rechtstreeks binnenkomen en betrekking hebben op klantgegevens worden waar passend doorgestuurd naar de klant.
12. Toezicht, onderzoek en audits
Surlinio B.V. helpt de klant redelijkerwijs bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen, overleg met toezichthouders en aantoonbare naleving. Een audit wordt tijdig afgestemd, blijft beperkt tot relevante informatie en mag de beveiliging, vertrouwelijkheid of dienstverlening aan andere klanten niet schaden.
13. Einde van de dienstverlening
Na beëindiging kan de klant vóór het vervallen van toegang beschikbare gegevens exporteren. Persoonsgegevens worden daarna verwijderd of geanonimiseerd volgens de overeengekomen en wettelijke bewaartermijnen, tenzij bewaring wettelijk verplicht is.
14. Rangorde en recht
Deze verwerkersovereenkomst is onderdeel van de overeenkomst voor Vinventory. Bij strijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens gaat deze verwerkersovereenkomst voor. Nederlands recht is van toepassing.
15. Contact
Vragen over verwerking of beveiliging kunnen naar support@surlinio.com.